國(guó)家國(guó)防科技工業(yè)局　國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法》的通知

科工計(jì)[2015]931號(hào)

教育部、中國(guó)科學(xué)院，各省、自治區(qū)、直轄市國(guó)防科技工業(yè)管理部門(mén)、深圳市國(guó)防科技工業(yè)辦公室，各軍工集團(tuán)公司，中國(guó)工程物理研究院，有關(guān)民口中央企業(yè)集團(tuán)公司(研究院)，工業(yè)和信息化部所屬高校：

　　為加強(qiáng)國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定，特制定《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法》。現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

　　國(guó)家國(guó)防科技工業(yè)局

　　國(guó)家檔案局

　　2015年10月12日

國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法

第一章　總則

　　第一條　為加強(qiáng)國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目(以下簡(jiǎn)稱(chēng)項(xiàng)目)檔案工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》和《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理規(guī)定》，制定本辦法。

　　第二條　本辦法適用于國(guó)家國(guó)防科技工業(yè)局負(fù)責(zé)審批或?qū)彶楹髨?bào)國(guó)務(wù)院審批、全部或部分使用中央財(cái)政資金的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案管理工作(以下簡(jiǎn)稱(chēng)項(xiàng)目檔案工作)。

　　第三條　項(xiàng)目檔案是指在項(xiàng)目論證、批復(fù)、實(shí)施、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等各階段形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的項(xiàng)目文件。項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分。

第二章　職責(zé)分工

　　第四條　國(guó)家國(guó)防科技工業(yè)局項(xiàng)目檔案工作接受?chē)?guó)家檔案局監(jiān)督指導(dǎo)，其主要職責(zé)包括：

　　(一)根據(jù)國(guó)家有關(guān)方針政策和發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目檔案工作，制定相關(guān)規(guī)章制度;

　　(二)歸口管理項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，會(huì)同國(guó)家檔案局對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查;

　　(三)負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目檔案信息報(bào)送工作，接收和管理項(xiàng)目檔案目錄信息;

　　(四)組織開(kāi)展項(xiàng)目檔案管理宣貫培訓(xùn)、交流，建立檔案專(zhuān)家?guī)臁?/p>

　　第五條　國(guó)家有關(guān)部門(mén)(單位)、各軍工集團(tuán)公司、中國(guó)工程物理研究院、有關(guān)民口中央企業(yè)集團(tuán)公司和地方國(guó)防科技工業(yè)管理部門(mén)(以下稱(chēng)主管單位)分別負(fù)責(zé)所屬單位和地方單位項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)一管理，主要職責(zé)包括：

　　(一)根據(jù)國(guó)家有關(guān)政策法規(guī)要求，編制項(xiàng)目檔案工作規(guī)劃與計(jì)劃，制定項(xiàng)目檔案管理、驗(yàn)收等相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范;

　　(二)建立健全項(xiàng)目檔案工作組織體系，設(shè)置相應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)，明確項(xiàng)目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，配備項(xiàng)目檔案工作專(zhuān)職人員;

　　(三)對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，受委托組織開(kāi)展項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作;

　　(四)組織開(kāi)展項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、交流與項(xiàng)目檔案信息報(bào)送等工作。

　　第六條　承擔(dān)項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)的科研院所、高校、國(guó)有獨(dú)資和國(guó)有控股企業(yè)、非公企業(yè)(外資企業(yè)除外)等(以下稱(chēng)建設(shè)單位)是項(xiàng)目檔案工作的責(zé)任主體，主要職責(zé)包括：

　　(一)根據(jù)國(guó)家有關(guān)政策法規(guī)要求，建立健全本單位項(xiàng)目檔案工作制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范;

　　(二)建立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，相關(guān)部門(mén)、人員崗位責(zé)任制和考核機(jī)制，建立以檔案工作管理部門(mén)為核心的項(xiàng)目檔案工作網(wǎng)絡(luò);

　　(三)按照國(guó)家檔案工作“三納入冶、“四參加冶、“四同步冶等要求，將項(xiàng)目檔案管理納入項(xiàng)目管理程序，與項(xiàng)目建設(shè)工作同步開(kāi)展，并明確具體項(xiàng)目檔案工作管理職責(zé)、控制措施、歸檔計(jì)劃、歸檔范圍等方面的工作要求;

　　(四)對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，并組織有關(guān)專(zhuān)業(yè)人員和檔案人員對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行自查;

　　(五)對(duì)項(xiàng)目管理人員和檔案管理人員進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以滿(mǎn)足項(xiàng)目檔案工作需要。

第三章　項(xiàng)目文件歸檔與管理

　　第七條　建設(shè)單位及承擔(dān)項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)等任務(wù)的單位(以下稱(chēng)參建單位)在項(xiàng)目論證、批復(fù)、實(shí)施、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等各階段工作中，均應(yīng)按要求將相應(yīng)形成的文件材料及時(shí)歸檔。

　　第八條　建設(shè)單位按照國(guó)家建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔及檔案管理相關(guān)規(guī)范要求，制定項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限。

　　第九條　建設(shè)單位檔案工作管理部門(mén)應(yīng)參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、交(竣)工驗(yàn)收等工作;其他有關(guān)部門(mén)按照檔案工作管理部門(mén)要求，開(kāi)展項(xiàng)目文件材料收集、整理和歸檔工作，做到“誰(shuí)形成、誰(shuí)歸檔冶，并接受檔案工作管理部門(mén)的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

　　第十條　建設(shè)單位在制定招標(biāo)文件、與參建單位簽訂合同(協(xié)議)時(shí)，應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)條款，明確相關(guān)單位的項(xiàng)目檔案管理職責(zé)及項(xiàng)目文件材料形成、歸檔職責(zé)、歸檔范圍、質(zhì)量要求、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔套數(shù)、歸檔時(shí)間及違約責(zé)任。

　　第十一條　建設(shè)單位在支付合同款前，應(yīng)審查參建單位的項(xiàng)目文件材料歸檔情況，對(duì)于未按合同(協(xié)議)要求提供項(xiàng)目檔案(文件材料)的，暫停或不予支付。

　　第十二條　參建單位和建設(shè)單位相關(guān)部門(mén)按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，將項(xiàng)目形成的全部文件材料進(jìn)行分類(lèi)、組卷、整理和編目，并編制歸檔說(shuō)明。

　　第十三條　項(xiàng)目文件材料歸檔要求如下：

　　(一)歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效;

　　(二)歸檔的文件材料應(yīng)為原件;

　　(三)歸檔的文件材料字跡線條耐久、清晰、載體質(zhì)量?jī)?yōu)良，簽章完備，符號(hào)、代號(hào)、計(jì)量單位符合標(biāo)準(zhǔn)化要求，竣工圖更改到位，標(biāo)識(shí)清楚;

　　(四)建設(shè)單位應(yīng)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的重要階段和關(guān)鍵環(huán)節(jié)(重要部位、重要工藝、重要工序、重大事件、重要活動(dòng)等)，重要結(jié)構(gòu)或關(guān)鍵部位的隱蔽工程形成照片、錄音、錄像等圖像及音視頻電子文件，并按國(guó)家有關(guān)規(guī)范要求進(jìn)行整理和歸檔。

　　(五)文件材料移交歸檔時(shí)應(yīng)填寫(xiě)移交清單，履行清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù)。

　　第十四條　建設(shè)單位根據(jù)國(guó)家或行業(yè)檔案分類(lèi)編號(hào)的規(guī)定，編制本單位項(xiàng)目檔案分類(lèi)編號(hào)方案。分類(lèi)編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律，便于保管和利用。

　　第十五條　建設(shè)單位根據(jù)國(guó)家或行業(yè)電子文件管理的有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，按照“統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密冶的原則，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目所形成電子文件的收集、管理和歸檔工作。

　　第十六條　建設(shè)單位應(yīng)按照檔案信息化建設(shè)要求采用檔案管理信息系統(tǒng)，建立項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　第十七條　建設(shè)單位應(yīng)按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范對(duì)項(xiàng)目紙質(zhì)文件材料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，范圍包括但不限于以下內(nèi)容：項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、地質(zhì)勘測(cè)文件、質(zhì)量評(píng)定(驗(yàn)收)文件、竣工驗(yàn)收文件、竣工圖等。

　　第十八條　建設(shè)單位加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案的開(kāi)發(fā)利用，組織做好項(xiàng)目建設(shè)大事記、項(xiàng)目專(zhuān)題文件材料匯編、工程介紹、工程圖集等多種形式的檔案編研工作。

　　第十九條　項(xiàng)目檔案庫(kù)房面積應(yīng)滿(mǎn)足項(xiàng)目檔案管理的要求，保管條件應(yīng)符合檔案保護(hù)技術(shù)要求。

　　第二十條　涉及國(guó)家秘密的文件材料，按照有關(guān)要求確定密級(jí)、保密期限并嚴(yán)格控制其知悉范圍;涉密項(xiàng)目檔案的保管和利用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)保密管理要求，超過(guò)保密期限的涉密項(xiàng)目檔案不得直接公開(kāi)，由原定密單位按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行解密審核，并決定是否公開(kāi)。

　　第二十一條　停建、緩建項(xiàng)目的檔案由建設(shè)單位保存;資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)單位的項(xiàng)目檔案處置，依據(jù)國(guó)家相關(guān)要求執(zhí)行。

第四章　項(xiàng)目檔案驗(yàn)收

　　第二十二條　項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件之一。未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)竣工驗(yàn)收。

　　第二十三條　項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)具備下列條件：

　　(一)除尾工工程外，完成了批復(fù)的建設(shè)內(nèi)容;

　　(二)完成了項(xiàng)目環(huán)保、消防、安全設(shè)施、職業(yè)衛(wèi)生等單項(xiàng)驗(yàn)收工作;

　　(三)完成了項(xiàng)目竣工財(cái)務(wù)決算審計(jì)工作;

　　(四)完成了項(xiàng)目建設(shè)全部文件材料的歸檔工作。

　　第二十四條　建設(shè)單位在提出項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)前，應(yīng)完成對(duì)項(xiàng)目檔案的自查，形成自查報(bào)告，并在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收1個(gè)月前向項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位報(bào)送驗(yàn)收申請(qǐng)，其內(nèi)容主要包括：項(xiàng)目概況、項(xiàng)目檔案工作情況、項(xiàng)目檔案自查中存在的主要問(wèn)題及整改情況、項(xiàng)目檔案目錄等。

　　第二十五條　建設(shè)單位在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)應(yīng)向驗(yàn)收組提供下列材料：

　　(一)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收匯報(bào)材料。主要內(nèi)容包括：項(xiàng)目建設(shè)依據(jù)性文件，建設(shè)內(nèi)容、建設(shè)時(shí)間、建設(shè)地點(diǎn)，項(xiàng)目批復(fù)投資情況，項(xiàng)目建設(shè)完成情況，招投標(biāo)執(zhí)行情況，環(huán)保、消防、安全設(shè)施和職業(yè)衛(wèi)生等驗(yàn)收情況，項(xiàng)目審計(jì)完成情況，項(xiàng)目檔案工作情況，監(jiān)理單位對(duì)歸檔文件材料的審核報(bào)告等;

　　(二)項(xiàng)目招投標(biāo)、合同、單項(xiàng)工程劃分、設(shè)備、主要參建單位等清單;

　　(三)項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，檔案分類(lèi)方案，項(xiàng)目檔案移交清單，參建單位歸檔說(shuō)明，項(xiàng)目檔案管理、指導(dǎo)、檢查等方面材料;(四)全部案卷及目錄。

　　第二十六條總投資超過(guò)1億元的項(xiàng)目應(yīng)組織檔案預(yù)驗(yàn)收。復(fù)雜和建設(shè)周期超過(guò)5年的項(xiàng)目，可采取分階段、分專(zhuān)業(yè)的方式組織項(xiàng)目檔案驗(yàn)收。

第五章　獎(jiǎng)懲

　　第二十七條主管單位及建設(shè)單位對(duì)在項(xiàng)目檔案工作和檔案驗(yàn)收中成績(jī)突出的集體或個(gè)人視情況予以獎(jiǎng)勵(lì)和表彰。

　　第二十八條主管單位及建設(shè)單位對(duì)在項(xiàng)目檔案工作中違反規(guī)定造成重大損失的集體或個(gè)人，視情節(jié)輕重予以通報(bào)批評(píng)、處分或依法追究責(zé)任。

第六章　附則

　　第二十九條　本辦法由國(guó)家國(guó)防科技工業(yè)局負(fù)責(zé)解釋。

　　第三十條　使用其他渠道資金的國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案工作，參照本辦法執(zhí)行。

　　第三十一條　本辦法自印發(fā)之日起施行。原《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》(科工辦[2007]744號(hào))同時(shí)廢止。